Datenschutzhinweise

für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Jitsi Meet“ der NORDERNÄHRUNG – Arbeitgeberverband der Ernährungsindustrie Hamburg / Schleswig-Holstein / Mecklenburg-Vorpommern e.V.

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Jitsi Meet“ (nachfolgend: „Jitsi“) informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Jitsi“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferen-zen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Jitsi“ ist eine Open-Source-Software für Online-Meetings, die wir auf einem eigenen Server installiert haben und betreiben.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist NORDERNÄHRUNG – Arbeitgeberverband der Ernährungsindustrie Hamburg / Schleswig-Holstein / Mecklenburg-Vorpommern e.V.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Jitsi“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Wenn Sie an einem „Jitsi“-Meeting teilnehmen, werden Sie zu Beginn des Meetings nach Ihrem Namen gefragt. Dieser Name wird für die Dauer Ihrer Teilnahme an dem jeweiligen Online-Meeting verarbeitet und anschließend gelöscht.

Auch etwaige Audio-, Video- oder Chatinhalte werden nur während des jeweiligen On-line-Meetings verarbeitet.

Zum technischen Betrieb werden nachfolgende Daten verarbeitet:

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

  • IP-Adresse: Um das Online-Meeting durchführen zu können, wird zwingend die von Ihrem Endgerät verwendete IP-Adresse verarbeitet. Diese wird auf dem Server für 7 Tage aus technischen Gründen und zur Sicherung der Datenverarbeitung gespeichert. Die zusätzliche Protokollierung der IP-Adresse ist auf unserem „Jitsi“-Server deaktiviert.
  • Name des Meetings und ggf. Passwort: Bei Einrichtung eines Online-Meetings wird ein Name für das Online-Meeting vom Veranstalter gewählt. Zusätzlich kann ein Passwort für die Teilnahme am Online-Meeting vorgesehen werden. Diese Daten werden nur bis zur Beendigung des jeweiligen Online-Meetings verarbeitet und an-schließend gelöscht. Beachten Sie bitte, dass aber der Name von „Online-Meetings“ sowie Datum, Uhrzeit und Dauer des „Online-Meeting“ in Ihrem Browser lokal gespei-chert werden können. Wenn Sie die Daten nicht weiter sehen wollen, sollten Sie Ihren Browser-Cache löschen.
  • E-Mail-Adresse: Sie können optional eine E-Mail-Adresse angeben. Diese E-Mail-Adresse wird dann verwendet, um ein Profilfoto vom Dienst „Gravatar“ abzurufen und anzuzeigen. Gravatar-Profilfotos werden nur angezeigt, wenn zu der angegebenen E-Mail-Adresse ein öffentliches Gravatar-Bild abgerufen werden kann.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Jitsi“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der NORDERNÄHRUNG – Arbeitgeberverband der Ernährungsindustrie Hamburg / Schleswig-Holstein / Mecklen-burg-Vorpommern e.V. verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Jitsi“ personen-bezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Be-schäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Jitsi“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertraglichen Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommuni-zieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Die für „Online-Meetings“ notwendigen „Jitsi“ Instanzen werden auf einem eigenen Server gehostet. Der Server wird betrieben bei der Hetzner Online GmbH, Industrie-str. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Datenschutzhinweise der Hetzner Online GmbH finden Sie hier: https://www.hetzner.de/rechtliches/datenschutz/. Dritte, insbesondere Mitarbeiter von Hetzner Online GmbH, haben nur im Einzelfall zu War-tungszwecken und nur auf konkrete Einzelanweisung durch uns Zugriff auf die auf dem Server gespeicherten Daten. Wir werden solche Wartungsarbeiten nur außer-halb von „Online-Meetings“ beauftragen.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Inter-netserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.

Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Aufgrund der Größe des Verbands sowie der Art und des Umfangs der Datenverarbeitung in unserem Haus ist die Benennung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten entbehrlich.

Ihre Rechte als Betroffene/r

  • Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
  • Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
  • Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschrän-kung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
  • Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
  • Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Ge-währleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

Stand: 28.08.2020